* Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Depuis 2015, la situation du Burkina Faso peut être qualifiée de « situation de paix fragile et menacée, caractérisée par une insécurité grandissante, une multiplication des attaques des groupes armés non-identifiés, une persistance des atteintes et des violations des droits humains ; une érosion de la confiance des populations vis-à-vis des Forces de Défenses et de Sécurité et une cohésion sociale menacée, une participation mitigée des femmes aux processus décisionnels. Cette situation s’est  encore complexifié suite au coup d’État militaire du 24 janvier 2022 ainsi que celui du 30 septembre 2022. Cette situation fragilise davantage la condition des femmes des femmes notamment leur participation et présence aux niveaux décisionnel.
A cet égard et dans le souci d’apporter une réponse concertée aux défis liés à la participation des femmes et des filles aux processus de transition et de consolidation de la paix, le Gouvernement du Burkina Faso, avec l’appui du PNUD, de l’UNCDF et de l’UNFPA, a décidé d’élaborer et de mettre en œuvre un Projet « Appui au renforcement des capacités et du rôle des femmes et des jeunes filles dans le processus de transition et de consolidation de la paix ».
L’objectif principal de ce projet est de renforcer la contribution active et efficace des femmes et des jeunes filles aux instances de prise de décision au plan national, régional et local et pour une meilleure participation au processus de transition et de consolidation de la paix au Burkina Faso. Le projet permettra donc de contribuer à un cadre et à un environnement favorable pour une transition et une réconciliation nationale inclusive et d’avoir des organisations de femmes membres de la coalition nationale outillées et autonomes financièrement et capables de participer de manière efficace aux processus de consolidation de la paix.
C’est dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet que le PNUD envisage le recrutement d’un(e) Associé(e) Administratif(ve) et financier(e).
Duties and Responsibilities
Sous l’autorité générale de la Représentante Résidente Adjointe du PNUD au Burkina Faso et la supervision directe du/de la Coordonnateur(trice) du projet, et en collaboration avec l’Unité Gouvernance et Paix Durale,  l’Associé(e) Administratif(ve) et Financier(e) assure le fonctionnement efficace du Projet avec la pleine confidentialité dans tous les aspects de ses attributions, le respect des procédures, la gestion des flux d’informations et le suivi des dossiers et des engagements pris.
L’Associé(e) Administrative (e) assure les responsabilités et les tâches suivantes :
Assurer un soutien administratif efficace au bureau :
Assurer la rédaction des courriers et messages officiels et internes, et à leur traitement selon les normes/procédures du PNUD ;
Tenir à jour le système de classement, en veillant à la conservation des documents confidentiels ;
Coordonner le flux d’informations dans le bureau et diffuser les communications de l’entreprise et les communications entre bureaux au personnel, selon les besoins ;
Coordination de l’organisation des voyages ;
Organisation administratif et logistique des réunions, d’ateliers, de conférences, de retraites organisés par le projet ;
Rédaction et préparation de documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous et rédaction des procès-verbaux, rapports… ;
Travailler en coordination avec l’Unité des opérations dans la préparation et les révisions des budgets basés sur les différents comptes de projets, ainsi que l’identification des fonds non utilisés, afin d’assurer le suivi des activités et des comptes opérationnels et financiers.
Appuyer la réalisation d’un inventaire annuel des biens matériels afin d’assurer l’exactitude des inscriptions sur les livres et de localiser les biens.
Assurer un soutien financier  au bureau :
Coordonner la préparation et assurer le suivi financier, administratif et logistique des ateliers/séminaires, missions et contrats ;
Assurer l’interface entre le(la) Coordonnateur(trice), les services administratifs et financiers du PNUD, pour tout renseignement et observations concernant la gestion administrative et financière de la coordination du projet ;
Appuyer la préparation des plans de travail budgétisés, préparer les rapports financiers et tableaux de bord mensuels élaborés à partir des normes de gestion du PBF et du PNUD, et procéder au rapprochement/réconciliation budgétaire des engagements/dépenses/ décaissements sur la base du Dashboard & système de suivi financier du PNUD ;
Assurer la préparation des documents supports de paiements, suivre les règlements des fournisseurs, les paiements des indemnités/frais de personnels, de consultants et des autres prestataires ;
Suivre la trésorerie, la comptabilité et l’état d’exécution des divers financements, en conformité avec les procédures du PNUD ;
Assurer le traitement et le suivi de toutes les opérations bancaires et des relations avec les institutions bancaires partenaires de l’UGP, conformément aux procédures du PNUD ;
Effectuer, conformément au manuel de procédures, un suivi comptable détaillé de la gestion des fonds et budgets affectés à l’UGC et aux acteurs qui sont sous le couvert de l’UGP ;
Repérer les échéances importantes dans le cadre du suivi de multiples partenariats et des règlements des divers prestataires et fournisseurs, et élaborer des outils de suivi ;
Préparer les rapports financiers périodiques à l’endroit du (de la) Coordonnateur(trice) de l’UGP, sur l’état d’exécution du budget, analyser l’impact des dépenses sur la planification de l’ensemble des ressources, procéder aux révisions budgétaires et évaluations périodiques des taux d’exécution facilitant la prise de décisions et recommander les actions nécessaires à prendre ;
Préparer les rapports financiers annuels des budgets de l’UGP pour soumission au PBF, aux instances et/ou aux partenaires.
Soutien au développement et au partage des connaissances :
Aide à l’assemblage de matériel d’information, de documentation et de correspondance à utiliser lors de réunions ou de missions officielles ;
Aide à l’entretien des informations et à la mise à jour des bases de données ;
Coordonner la diffusion de l’information administrative entre les membres de l’équipe du projet et le PNUD pays, si nécessaire ;
Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique, le cas échéant.
Soutenir la formulation et la planification stratégique du PNUD en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
Veiller à ce que les documents relatifs du projet intègrent les concepts fondamentaux des meilleures pratiques en matière de responsabilité, de gestion axée sur les résultats et de systèmes d’approche, conformément à la stratégie du PNUD.
Maintenir des relations étroites avec les unités du PNUD, le cas échéant, afin de fournir un suivi et des informations pertinentes concernant la mise en œuvre du projet.
Competencies
Core
Achieve Results:
LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:
LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously:
LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility:
LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination:
LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner:
LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion:
LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
Cross-Functional & Technical competencies
Business Direction & Strategy  :
Strategic Thinking : Ability to use objective problem analysis and judgement to understand how interrelated elements coexist within an overall process or system, and to consider how altering one element can impact on other parts of the system
Business Management :
Operations Management : Ability to effectively plan, organise, and oversee the Organisation’s business processes in order to convert its assets into the best results in the most efficient manner. Knowledge of relevant concepts and mechanisms
Business Development :
Knowledge Generation : Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or responsive to a stated need
Administration et Opérations :
Documents and records management : Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
Events management (including retreats, trainings and meetings): Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc.
Finance :
Accounting (General) : Knowledge of accounting concepts, principles, frameworks, standards, regulations, policies and trends, and ability to apply this to strategic and/or practical situations
Gestion des contributions : Ability to receive, record, report and manage contributions received
Required Skills and Experience
Education:
Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) ou,
Être titulaire d’un Diplôme universitaire dans le domaine de la gestion l’administration, la bureautique ou équivalent.
Expérience:
Une expérience d’au moins six (06) ans (pour les titulaires du Baccalauréat) ou trois (03) ans (pour les titulaires du diplômes universitaires) dans le domaine de l’administration ou en service d’appui à un programme de taille et de complexité similaire ;
Une expérience avérée en tant qu’Assistant/e Administratif/ve et Financier/ère avec prise progressive de responsabilité dans le domaine administratif, de la gestion de programmes ou du secrétariat de direction est considérée ;
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne ;
Avoir une bonne pratique de l’outil informatique et des logiciels courants (Word, Excel, Power Point, E-mail et autres outils de communication) ;
Avoir un bon niveau de communication verbale et écrite ;
Être d’une grande disponibilité et être apte de travailler sous pression ;
Une bonne expérience des procédures et du suivi administratif et financier des programmes/projets des ONG ou du SNU ;
Une bonne connaissance des outils de travail du SNU notamment du système Atlas permettant d’être immédiatement opérationnel serait un avantage.
Langue :
Une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite est exigée.
Une bonne connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.
Autres :
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Disclaimer
Important information for US Permanent Residents (‘Green Card’ holders)
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.